2강에서 새 통합문서도 만들어 보았고, 데이터도 입력해 보았으니 이제 워크시트를 조작해 봅시다
워크시트를 삽입해보자 작업을 하다보면 워크시트가 추가로 필요할 때가 있다. 데이터가 있는 워크시트와 차트가 있는 워크시트를 나누거나, 데이터와 피벗테이블을 나누거나… 지점별로 데이터를 나누어 작성하거나… 반별로 학생 데이터를 작성하거나..
아무튼 워크시트가 여려개 필요한 경우 아래와 같이 추가할 수 있다. 방법1) 메뉴기능을 사용한다. 홈>삽입>시트삽입 메뉴 방법2) 워크시트 우측 끝에 있는 + 버튼을 이용해서 워크시트를 삽입한다.
보통은 방법2를 사용한다.
워크시트를 이동해보자 아래 그림처럼 1학년 1반이 오른쪽에, 2반이 왼쪽일 때 우리는 대부분 왼쪽에 1반이 있는 것을 좋아한다… 워크시트 자리를 바꾸고 싶다.
어쩌지… 그냥 워크시트 이름을 클릭&드래그 해보시라.. 원하는 위치에 가져다 놓을 수 있다.
워크시트를 통으로 복사하고 싶으면? 예를 들어 이런 경우가 있다. 하나의 시트에 엄~~~청 복잡한 양식을 만들었다. 두번은 만들 수가 없다.. 근데 똑같은 시트가 여러개 필요한 상황…
또는
엄~~~청 복잡한 데이터가 있는데 원본에서 편집하고 분석하고, 테스트 하기에는 원본 데이터를 보호하고 싶다. 그래서 원본 데이터와 똑같은 데이터가 추가로 필요한 상황….
그럴땐 이렇게 하면 된다. 복사할 시트를 클릭한 상태로 ctrl 버튼을 누르면, 커서 부분에 +아이콘이 생성된다. 이제 그 상태로 원하는 위치에 끌어다 놓으면 똑같은 시트가 생성된다. 시트 이름은 원래 시트 끝에 (2)라고 숫자가 붙으며, 하나 더 복사하면 (3)..등으로 순서대로 이름이 변경된다.
퇴근이 빨라지는 Tips! 복사가 안되는데요? 안되는 경우가 있다. 원본시트를 클릭하고 있으면 왼쪽이나 오른쪽에 작은 검정색 역삼각형 모양이 생기는데 처음 생긴 방향으로 원본시트 바로 옆으로 끌고가면 복사가 되지 않는다. 검정색 역삼각형이 생긴 반대방향으로 끌고 가거나 가장 명확한 방법은 검정색 역삼각형 방향 상관 없이 시트를 하나 건너뛰면 확실하게 복사 된다.
워크시트 삭제는 어케 하나요? 간단하다. 삭제할 시트 이름을 우클릭 해보시라.. 여러 메뉴들이 나오는데, 그중 삭제를 클릭하면 진심 삭제할거냐고 물어보고, 네~~ 하면 삭제해준다.
삭제전에 잠깐..아래 Tips 먼저 보고 삭제하시길...
퇴근이 빨라지는 Tips! 삭제 전에 잠깐… 워크시트 삭제는 Ctrl+Z로 되돌릴 수 없다. 만약 1시간 정도 고민고민 해서 작업한 파일인데… 아직 저장도 안했는데… 삭제하면 안되는 시트를 삭제 했다면??? 낭패다…. 하지만 방법은 있다. 지금 저장중인 파일은 다른이름으로 저장(파일B) 후 작업 전 파일(파일A)을 다시 열어서 필요한(삭제한) 시트를 다른이름으로 저장한 파일로 옮기면 된다.
이때 파일A의 필요한(삭제한) 시트를 우클릭 하면 이동/복사라는 메뉴가 있는데 클릭해보시라. 파일B로 복사할 수 있는 기능이 있다. 물론 파일B에 새 시트를 삽입하고 파일A에서 필요한 데이터를 복사>새 시트에 붙여넣기 하는 방법도 있다.
그래서 엑셀로 뭘 할까… 엑셀로는….못하는 게 없다..는게 내 생각이다. |문서를 만들 수 있다. 워드나 한글 프로그램으로 할수도 있지만 엑셀로도 문서를 만들 수 있다. 특히 표 기반의 문서를 만드는데는 아주 탁월하다 세금계산서 같은 형태의 문서는 엑셀로 만들어 사용하는 경우가 아주 많다.
|기본적으로 데이터 분석 툴이다. 엑셀은 데이터를 분석하고, 시각화(차트 등)를 하는데 최적화 되어있는 프로그램 이다. 엑셀을 이용해서 사칙연산은 물론이고, 엑셀에서 기본적으로 제공하는 1천여개 이상의 함수를 사용해서 다양한 데이터 분석을 수행할 수 있다. 또한 피벗이라는 강력한 분석툴을 제공하고 있으며 다양한 형태의 차트를 이용할 수 있다.
|그냥 계산기로도 사용할 수 있다. 함수와 사용방법이 동일한데, 그냥 단순한 계산기로도 사용할 수 있다.
|데이터 분석을 자동화 할수도 있다 엑셀에는 매크로 기능과 VBA 기능을 제공한다. 매크로는 한마디로 말하면, 내가 하는 행동을 녹화해 그대로 반복하게 하는 기능 같은 것을 말하는 것으로, 엑셀에서 간단하게 매크로 기록하기 기능을 사용해서 단순반복 업무를 자동화 할 수 있고, 나아가 초등학교 때 컴퓨터 학원에서 basic 프로그래밍을 배운 수준의 코딩 능력이 있으신 분들은 VBA를 사용해서 더 어려운 작업도 프로그램으로 수행 시킬 수 있다. VBA는 실제로 Visual Basic Application의 약어이며, Basic 언어 기반으로 만들어진 자동화 도구이다.
위에서 엑셀 함수가 1천여개나 된다고 했는데 엑셀에는 사용자가 원하는 함수를 작성하는 ‘사용자정의 함수’ 기능이 있어서 실질적으로 사용할 수 있는 함수의 개수는 무한하다고 할 수 있다.
본 강좌를 진행하기가 너무 어렵네요 아무래도 전문가가 아니고,..... 회사업무에...퇴근도 늦고... 회사에서는 파일 업로드도 안되고...
사실, 웹툰작가처럼, 몇개의 강좌를 미리 작성해 놔야 할텐데... 강좌를 작성할 시간이 부족해요...
그래서 돌아온 퇴근이 빨라지는 Tips 시리즈
엑셀파일 용량이 비정상적으로 커서 실행시 시간이 많이 걸려요...ㅠ
이런 경우가 종종 있죠? 데이터 양이 많지도 않고, 함수가 많이 포함된 것도 아니고 도대체 왜왜.. 파일용량이 큰지 알수가 없을 때가 있어요
제가 파악한 원인은 두가지 정도 입니다.
데이터 삭제가 완전하지 않은 경우(찌꺼기 데이터)
예를 들어볼게요.. 매월 데이터가 누적되는 형태의 자료를 관리하고 있어요 그럼 1월 ~~~~ 12월로 갈수록 데이터가 많아 지겠죠... 그러던 중, 12월~1월로 넘어가면서 새로운 데이터 관리를 위해 이전 데이터를 삭제하고 1월 데이터를 붙였어요... 헛..그런데 용량은 12월 파일보다 줄어들지 않아요..ㅠㅠ
이런 경우는 이전데이터를 delete 버튼으로 지워서 그런거에요 엑셀에서는 데이터를 delete로 지우면 그 자리에 데이터가 있었다는 것을 인식하고 있는 것 같아요 그래서... 수만줄의 데이터를 싸~~악 delete로 지우고 몇십줄을 다시 추가하면... 아래에 수만줄의 데이터가 삭제된 것으로 보지 않아요
이걸 어떻게 파악하냐... 모든 데이터 삭제 후 몇십줄을 붙인 상태에서 데이터 최 하단으로 커서를 내려보면 우측 스크롤바가 아래에 붙어 있어야 되는데, 상단에 위치하고 있는 경우에요... 그럼..딱 보기에도 아래에 데이터가 더 있나 싶죠..
[그림. 데이터 끝에 있는데 스크롤바가 다 내려와있지 않은 상황]
그림을 넣으려고 했는데, 위에서 말씀 드린 것 처럼 회사에서는 파일 업로드가 안되고
집에와서 재현해 보려고 하니 오피스365(저희집은 Family 버전) 에서는 해당 문제가 해결된 것 같네요
다시 말씀 드리면...재현이 안되서 그림을 첨부할 수 없..ㅠ
이런 경우 해결방법! 데이터 하단 빈공간 전체를 선택하고 마우스 우클릭 > 삭제 버튼(즉, 행삭제)을 눌러 삭제하세요... 그래도 스크롤바가 그대로 인데요??라고 생각할 수 있지만.. 저장하시면 스크롤바 위치가 바뀌고, 용량도 똿...줄어들어 있을 거에요
추가 Tip! 위 박스안에 행삭제를 쉽게....하는 방법 원래 행(또는 열) 선택 > 마우스 우클릭 > 마우스 이동 > 삭제 클릭 하던 것을 쉽게 행(또는 열) 선택 > ctrl - (컨트롤과 마이너스 키) 로 할 수 있답니다.
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두번째 케이스는
불필요한 서식이 삽입되어 있는 경우
아래 두 그림을 보시면 똑같죠... 근데 파일 용량은 크게 차이가 나고 있어요
[그림. 똑같은 내용인데, 파일 용량이 차이나는 그림 3개] (요것도 오피스365에서는 재현이 안돼요..
어쩌면 다른 원인이 있을 수도 있구요...
아무튼 저는 아래와 같이 해결 한답니다~)
스크롤바 위치도 동일해서 원인을 알기가 어렵죠...
제가 오늘 업무중에 만난 상황인데요 메일에 첨부하려고 하니 용량 초과... 용량 확인하니..200M....헐..엑셀 파일 하나가 200M
그래서..위에 기술한 찌꺼기 데이터가 있나 싶어 스크롤바 확인하니 찌꺼기 데이터는 없음.. 그럼 왜 그러지?
확인해보니, 엑셀시트 전체의 셀 색상이 흰색으로 채워져 있더라구요 셀 색상을 색없음으로 변경 후 저장하니 최종 용량은 747KB... 한250배 이상 차이가 나네요..
이렇게 불필요한 부분(찌꺼기 데이터, 서식 등)을 삭제해서 용량을 줄이면 파일 오픈 시간 단축, 저장할 때 시간 단축...즉 퇴근이 빨라집니다~~^^
